papierarme EÜR u. Steuererklärung für Freiberufler

[Michael Kallweitt]

[fup2 de.soc.recht.steuern+buchfuehrung]

Gegeben sei – wir wollen ja keine Rechtsberatung – der rein fiktive
Freiberufler K., der als Kleinunternehmer nicht umsatzsteuerpflichtig
ist. Im November jeden Jahres trägt er brav seinen Schuhkarton mit den
Steuerunterlagen des Vorjahres zu seiner Steuerberaterin (zugleich vBP),
die daraus die Einnahme-Überschuss-Rechnung und die
Einkommensteuererklärung erstellt.

In diesem Jahr hat unser K. allerdings viel über die am Horizont
dräuende elektronische Rechnung und über Softwarelösungen wie Billomat,
Lexoffice usw. gelesen. Seinen ganzen Datenkram packt er schon, wie es
sich gehört, in ein GoBD-konformes Archiv, zudem scannt er auch die
eingehenden Papierrechnungen, Lieferscheine und Verträge um sie
ebenfalls in dieses Archiv zu packen, so dass dort alles schön
übersichtlich zur Verfügung steht).

Nun fragt der K. anlässlich der Übergabe seines Schuhkartons seine
Steuerberaterin, ob man nicht jetzt die Übergabe desselben durch eine
elektronische Lösung (Upload in DATEV-Cloud oder Billomat, Lexoffice
pp.) ersetzen könne.

Die Steuerberaterin antwortet, dass das nicht gehe, weil das Finanzamt
bei einer Außenprüfung Papier (blättert dabei bedeutungsvoll durch den
Schuhkarton) sehen wolle und sie auch für die Erstellung der EÜR
bestätigen müsse, dass alle Unterlagen vollständig vorgelegen haben. Bei
einer elektronischen Lösung könne sie letzteres nicht und das wiederum
könne die Aufmerksamkeit des Finanzamts wecken.

Dass der K. ihr nur den Papierkram und keine CD mit dem elektronischen
Archiv über den Tisch schiebt, sei hier ergänzend erwähnt. Im übrigen
ist dem K. bekannt, dass viele seiner Kolleginnen, Mitbewerberinnen,
etc. ihre Steuererklärung gänzlich ohne Inanspruchnahme einer
Steuerberaterin erstellen.

Frage: Ist die Auskunft der Steuerberaterin begründet oder gibt es
andere Gründe (z.B. Abneigung gegen technische Lösungen)?

[Detlef Meißner]

Post by Michael Kallweitt
[fup2 de.soc.recht.steuern+buchfuehrung]
Gegeben sei – wir wollen ja keine Rechtsberatung – der rein fiktive
Freiberufler K., der als Kleinunternehmer nicht umsatzsteuerpflichtig
ist. Im November jeden Jahres trägt er brav seinen Schuhkarton mit den
Steuerunterlagen des Vorjahres zu seiner Steuerberaterin (zugleich vBP),
die daraus die Einnahme-Überschuss-Rechnung und die
Einkommensteuererklärung erstellt.
In diesem Jahr hat unser K. allerdings viel über die am Horizont
dräuende elektronische Rechnung und über Softwarelösungen wie Billomat,
Lexoffice usw. gelesen. Seinen ganzen Datenkram packt er schon, wie es
sich gehört, in ein GoBD-konformes Archiv, zudem scannt er auch die
eingehenden Papierrechnungen, Lieferscheine und Verträge um sie
ebenfalls in dieses Archiv zu packen, so dass dort alles schön
übersichtlich zur Verfügung steht).
Nun fragt der K. anlässlich der Übergabe seines Schuhkartons seine
Steuerberaterin, ob man nicht jetzt die Übergabe desselben durch eine
elektronische Lösung (Upload in DATEV-Cloud oder Billomat, Lexoffice
pp.) ersetzen könne.
Die Steuerberaterin antwortet, dass das nicht gehe, weil das Finanzamt
bei einer Außenprüfung Papier (blättert dabei bedeutungsvoll durch den
Schuhkarton) sehen wolle und sie auch für die Erstellung der EÜR
bestätigen müsse, dass alle Unterlagen vollständig vorgelegen haben. Bei
einer elektronischen Lösung könne sie letzteres nicht und das wiederum
könne die Aufmerksamkeit des Finanzamts wecken.
Dass der K. ihr nur den Papierkram und keine CD mit dem elektronischen
Archiv über den Tisch schiebt, sei hier ergänzend erwähnt. Im übrigen
ist dem K. bekannt, dass viele seiner Kolleginnen, Mitbewerberinnen,
etc. ihre Steuererklärung gänzlich ohne Inanspruchnahme einer
Steuerberaterin erstellen.
Frage: Ist die Auskunft der Steuerberaterin begründet oder gibt es
andere Gründe (z.B. Abneigung gegen technische Lösungen)?

Ein Bekannter hat mal in einer Firma gearbeitet, die sämtliche
Unterlagen von Firmen eingescannt hat, die dann auch mit Adobe Acrobat
durchsuchbar waren. Auf meine Frage hin erklärte er mir, dass das
Finanzamt diese Art von Speicherung/Belegen akzeptieren würde.
Und das ganze ist schon über 10 Jahre her.
Ich vermute daher bei der Steuerberaterin eine Abneigung gegen
technische Lösungen.

Detlef

[Matthias Hanft]

Post by Michael Kallweitt
Frage: Ist die Auskunft der Steuerberaterin begründet oder gibt es
andere Gründe (z.B. Abneigung gegen technische Lösungen)?

Die will bloß ihr Mandat nicht verlieren. (Oder sie wehrt sich wirklich
gegen diese "neumodische Zeugs".)

Also grundsätzlich ist es schon so, dass man Rechnungen so archivieren
muss, wie man sie bekommen hat: Papierrechnungen in den Leitz-Ordner
im Regal, E-Mail-PDF-Rechnungen in den Datei-Ordner auf der Festplatte
(oder CDROM etc.) :-)

Sollte dein Freiberufler also eine Steuerprüfung bei ihm vor Ort ver-
passt bekommen, muss er das alles vollständig vorzeigen können - unab-
hängig von irgendwelchen Steuerberatern.

Vermerke von Steuerberatern, dass alle Unterlagen vollständig vorgelegen
hätten, gibt es aber nur in der gedruckten Bilanz (und vielleicht auch
EÜR), wo das übliche Steuerberater-Blabla drinsteht ("die Forderungen
und Verbindlichkeiten wurden zu ihren Nennwerten angesetzt" und diese
ganzen anderen üblichen Textbausteine - da könnte sie ihr "Vollständig-
keits-Sätzchen" mit dazuschreiben).

Nur: Auf Papier darf man EÜR und Bilanz schon lange nicht mehr abgeben.
Und in den elektronischen Datensätzen für EÜR und (E-)Bilanz, die ans
Finanzamt übermittelt werden, gibt es diese "Blabla-Felder" überhaupt
nicht - das Finanzamt ist nur an den reinen Zahlen interessiert (was
anderes braucht es für die Besteuerung ja auch nicht).

Also: Alles Blödsinn. Man könnte bestenfalls nur ein Haftungsrisiko
konstruieren (das sie vielleicht ausschließen will): Der Freiberufler
schreibt ihr per E-Mail "hab ich heute 500 EUR für Dings ausgegeben"
- oder sie importiert diesen Datensatz von so einer Online-Buch-
haltung -, sie glaubt das ohne Beleg und bucht das als Betriebs-
ausgabe. Bei der Steuerprüfung stellt sich raus, dass der Frei-
berufler den Beleg verschlampt hat, die 500 EUR Betriebsausgabe
werden gestrichen, und es kommt zu einer Steuernachzahlung, für
die der Freiberufler Schadensersatz von der Steuerberaterin verlangt.

Das wäre noch der einzige Punkt, der mir in dieser Richtung einfällt...

Gruß Matthias.

[Michael Kallweitt]

Post by Matthias Hanft
Also grundsätzlich ist es schon so, dass man Rechnungen so archivieren
muss, wie man sie bekommen hat: Papierrechnungen in den Leitz-Ordner
im Regal, E-Mail-PDF-Rechnungen in den Datei-Ordner auf der Festplatte
(oder CDROM etc.) :-)

So hat der K. es auch verstanden. ;-) Das zusätzliche Scannen der
Papierbelege dient seiner Auskunft nach auch nur dem Zweck,
Fehlbuchungen zu vermeiden, wenn ein Lieferant erst eine Rechnung per
Mail schickt und am Ende der Lieferung noch zusätzlich eine
Papierrechnung beiliegt. Sollte im Einmannbetrieb vielleicht nicht nötig
sein, aber an hektischen Tagen geht so ein doppelter Beleg schon mal
unter und die Erfahrung des K. zeigt, dass seiner Steuerberaterin sowas
auch nicht unbedingt auffällt.

Post by Matthias Hanft
Vermerke von Steuerberatern, dass alle Unterlagen vollständig vorgelegen
hätten, gibt es aber nur in der gedruckten Bilanz (und vielleicht auch
EÜR), wo das übliche Steuerberater-Blabla drinsteht ("die Forderungen
und Verbindlichkeiten wurden zu ihren Nennwerten angesetzt" und diese
ganzen anderen üblichen Textbausteine - da könnte sie ihr "Vollständig-
keits-Sätzchen" mit dazuschreiben).

Wie schon in meiner anderen Antwort geschrieben, steht in der gedruckten
»Gewinnermittlung« so ein förmlicher Satz, der sich aber aufgrund der
Forumulierung »… und mir erteilter Auskünfte« auch
Interpretationsspielraum lässt.

Post by Matthias Hanft
Der Freiberufler
schreibt ihr per E-Mail "hab ich heute 500 EUR für Dings ausgegeben"
- oder sie importiert diesen Datensatz von so einer Online-Buch-
haltung -, sie glaubt das ohne Beleg und bucht das als Betriebs-
ausgabe. Bei der Steuerprüfung stellt sich raus, dass der Frei-
berufler den Beleg verschlampt hat, die 500 EUR Betriebsausgabe
werden gestrichen, und es kommt zu einer Steuernachzahlung, für
die der Freiberufler Schadensersatz von der Steuerberaterin verlangt.

Bei besagter Steuerberaterin wird nichts gemailt. Muss noch ein Beleg
nachgereicht werden, wird der aufs Fax gelegt.

Aber vielen Dank für deine umfassende Auskunft. Ich sehe meine
Ausgangsvermutung bestätigt.

[Marc Haber]

Post by Michael Kallweitt

Post by Matthias Hanft
Also grundsätzlich ist es schon so, dass man Rechnungen so archivieren
muss, wie man sie bekommen hat: Papierrechnungen in den Leitz-Ordner
im Regal, E-Mail-PDF-Rechnungen in den Datei-Ordner auf der Festplatte
(oder CDROM etc.) :-)

So hat der K. es auch verstanden. ;-) Das zusätzliche Scannen der
Papierbelege dient seiner Auskunft nach auch nur dem Zweck,
Fehlbuchungen zu vermeiden, wenn ein Lieferant erst eine Rechnung per
Mail schickt und am Ende der Lieferung noch zusätzlich eine
Papierrechnung beiliegt. Sollte im Einmannbetrieb vielleicht nicht nötig
sein, aber an hektischen Tagen geht so ein doppelter Beleg schon mal
unter und die Erfahrung des K. zeigt, dass seiner Steuerberaterin sowas
auch nicht unbedingt auffällt.

Das ist einer der Gründe, warum ich die reine
Einnahmen-Überschuss-Rechnung schon vor über zehn Jahren aufgegeben
habe und zusätzlich noch debitorisch/kreditorisch buche. Dann fällt so
eine doppelt erfasste Rechnung nur dann nicht auf, wenn man sie auch
doppelt bezahlt ;-)

Inzwischen in ich dank meines hervorragenden Mentors Matthias und
seinem Buch auf Bilanzierung umgestiegen.

Grüße
Marc

[Marc Haber]

Post by Matthias Hanft
Also: Alles Blödsinn. Man könnte bestenfalls nur ein Haftungsrisiko
konstruieren (das sie vielleicht ausschließen will): Der Freiberufler
schreibt ihr per E-Mail "hab ich heute 500 EUR für Dings ausgegeben"
- oder sie importiert diesen Datensatz von so einer Online-Buch-
haltung -, sie glaubt das ohne Beleg und bucht das als Betriebs-
ausgabe. Bei der Steuerprüfung stellt sich raus, dass der Frei-
berufler den Beleg verschlampt hat, die 500 EUR Betriebsausgabe
werden gestrichen, und es kommt zu einer Steuernachzahlung, für
die der Freiberufler Schadensersatz von der Steuerberaterin verlangt.

Gibt es wirklich Steuerberater, die sich kein "ich hafte für nichts"
unterschreiben lassen?

Grüße
Marc

[Helge Adler]

Post by Michael Kallweitt
[fup2 de.soc.recht.steuern+buchfuehrung]
Gegeben sei – wir wollen ja keine Rechtsberatung – der rein fiktive
[St-Berater-Kunde fragt nach DFÜ-Kommunikation mit FA}
Die Steuerberaterin antwortet, dass das nicht gehe, weil das Finanzamt
bei einer Außenprüfung Papier (blättert dabei bedeutungsvoll durch den
Schuhkarton) sehen wolle und sie auch für die Erstellung der EÜR
bestätigen müsse, dass alle Unterlagen vollständig vorgelegen haben. Bei
einer elektronischen Lösung könne sie letzteres nicht und das wiederum
könne die Aufmerksamkeit des Finanzamts wecken.

Aus dem Bekanntenkreis kenne ich den Fall, dasz der St-Berater mit dem
Kunden mittels Karton kommuniziert, mit dem FA jedoch auf ELSTER-
Niveau. Zusaetzlich bekommt das FA eine Extra-Mitteilung, daß
bestimmte steuerlich relevante Unterlagen (Nennung) vom Kunden selbst
erstellt wurden (EÜR) und er für die inhaltliche Korrektheit dieser
Vorlieferung nicht haftet. Passt!

[Michael Kallweitt]

Zusaetzlich bekommt das FA eine Extra-Mitteilung, daß bestimmte
steuerlich relevante Unterlagen (Nennung) vom Kunden selbst erstellt
wurden (EÜR) und er für die inhaltliche Korrektheit dieser
Vorlieferung nicht haftet. Passt!

Der K. bekommt bislang von seiner Steuerberaterin neben den
ELSTER-Ausdrucken und der Steuerprognose jeweils in Heftform
eine »Gewinnermittlung« in der auf S. 1 steht:

»Die Gewinnermittlung nach § 4 Abs 3 EStG für K. wurde aufgrund der von
mir gefertigten Buchführung, der vorgelegten Unterlagen und mir
erteilter Auskünfte erstellt. (Ort, Datum, Unterschrift StB/vBP)«

Besonders das letztere »mir erteilter Auskünfte« ließe sich ja in jede
Richtung deuten, falls dieses Dokument überhaupt zum Finanzamt gelangt
oder bei einer Außenprüfung vorgelegt wird.

[d***@gmail.com]

Hallo Michael,

Post by Michael Kallweitt
[fup2 de.soc.recht.steuern+buchfuehrung]
Lexoffice usw. gelesen. Seinen ganzen Datenkram packt er schon, wie es
sich gehört, in ein GoBD-konformes Archiv, zudem scannt er auch die
eingehenden Papierrechnungen, Lieferscheine und Verträge um sie
ebenfalls in dieses Archiv zu packen, so dass dort alles schön
übersichtlich zur Verfügung steht).

Das entbindet K. leider nicht davon, die Papierbelege gesondert und geordnet aufzubewahren. Ersetzendes Scannen kann man nur, wenn man eine entsprechende Verfahrensdokumentation vorweisen kann. Aber ich vermute, das ist nicht das Problem hier ...

Post by Michael Kallweitt
Nun fragt der K. anlässlich der Übergabe seines Schuhkartons seine
Steuerberaterin, ob man nicht jetzt die Übergabe desselben durch eine
elektronische Lösung (Upload in DATEV-Cloud oder Billomat, Lexoffice
pp.) ersetzen könne.

Das macht durchaus Sinn. Man kann die ganzen Belege (elektronische Rechnungen, Scans etc.) direkt in Unternehmen Online hochladen. Das dient dann auch gleich der revisionssicheren Archivierung der originär elektronischen Belege. Zudem braucht man den Schuhkarton nicht mehr in der Gegen herumschleppen.

Man kann auch mit einer zusätzliche (Zwischenlösung) Anwendung (Lexoffice, Fastbill, candis, getmyinvoices, und wie sie denn auch alle heißen). Das macht aber nur Sinn, wenn man die Funktionen der Produkte nutzen will/muss. Denn diese verursachen zusätzliche Kosten.

Post by Michael Kallweitt
Die Steuerberaterin antwortet, dass das nicht gehe, weil das Finanzamt
bei einer Außenprüfung Papier (blättert dabei bedeutungsvoll durch den
Schuhkarton) sehen wolle und sie auch für die Erstellung der EÜR

Das ist nur bedingt richtig. Grundsätzlich bleibt die Verpflichtung zur Archivierung der Rechnungen bestehen (siehe oben). Wenn die Beraterin mit Datev arbeitet, kann Sie eine DVD mit allen Daten (Buchungen und Belegbildern) erstellen. Damit sind die Prüfer vom Finanzamt erfahrungsgemäß zufrieden. Es kann schon mal vorkommen, dass ein Original-Beleg angefordert wird. Den kann man dann ja heraussuchen und vorlegen.

Post by Michael Kallweitt
bestätigen müsse, dass alle Unterlagen vollständig vorgelegen haben. Bei
einer elektronischen Lösung könne sie letzteres nicht und das wiederum
könne die Aufmerksamkeit des Finanzamts wecken.

Der Sinn dieser Aussage erschließt sich mir nicht. Ob alle Unterlagen vorliegen kann ich weder bei elektronischen Belegen noch bei Papierbelegen feststellen. Dafür wird ja vom Mandanten unterschrieben, dass alles vorgelegen hat.

Die Vorteile liegen auf der Hand:
-Laufendes Scannen spart Zeit beim zusammenstellen der Belege
-Ablage der Papierbelege kann theoretisch chronologisch in einem Ordner erfolgen (Wenn man die Belege lückenlos durchnummeriert, eincannt und dann der Reihe nach in einen Ordner legt, findet man den Beleg auch ohne Probleme).
-Man muss die originär elektronischen Rechnungen nicht ausdrucken und Papier, Strom und Platz im Ordner verschwenden, um diese in den Karton legen zu können
-In der Regel sind die Buchungen mit dem Belegbild verknüpft, so dass ich schneller sehen kann, welche Rechnung der Buchung zugrunde liegt
-Man braucht keine Kartons mehr herumzuschleppen
-Man hat die originär elektronischen Belege Gesetzeskonform archiviert

Nachteile:
-Man muss sorgsam arbeiten, damit wirklich alle Belege vorhanden sind und auch keine Belege doppelt verbucht werden
-Es kostet ggf. etwas mehr

Post by Michael Kallweitt
Frage: Ist die Auskunft der Steuerberaterin begründet oder gibt es
andere Gründe (z.B. Abneigung gegen technische Lösungen)?

Ich vermute mal, dass sie mit der Technik überfordert ist.

Gruß
Steuerfuzzi