Bien qu'il soit clair que vous vouliez seulement être poli et efficace, il me semble qu'il y a des problèmes subtils avec les e-mails que vous avez envoyés qui pourraient amener quelqu'un à répondre négativement.
Critique
Je m'excuse de m'envoyer de nouveau un e-mail ...
Cela semble un peu étrange. Si c'est votre travail ou une action naturelle d'envoyer à nouveau un e-mail, alors s'excuser est une affirmation selon laquelle votre action est une imposition. À moins que vous ne fassiez un "audit des accusations" complet du type "vous allez probablement penser que je suis totalement déraisonnable de poser cette question. [Message]", je vous recommande de laisser cela de côté.
... mais ...
Toute excuse suivie de "mais" est considérablement affaiblie ou même plus traitée comme une excuse. Ce seul mot est susceptible de supprimer tout adoucissement que les excuses elles-mêmes ont pu provoquer. Considérez que les excuses reconnaissent le mal fait. Dire «mais» après cela diminue cette reconnaissance parce que cela justifie les actions mêmes pour lesquelles on s'excuse. Si vos actions sont vraiment justes, ne vous en excusez pas. Dire "Je suis désolé, mais [déclaration forte]" dans certains tons est en fait un langage familier pour exprimer catégoriquement que l'un n'est pas personnellement désolé du tout sauf dans le sens d'être désolé que l'autre la personne a tort. L'e-mail n'a pas de ton et il est très facile pour quelqu'un d'obtenir cette autre signification.
... Je n'ai pas reçu de réponse ...
Cette déclaration selon laquelle vous n'avez pas reçu d'e-mail indique que la personne n'a pas répondu à vos attentes. Ce n'est ni une demande, ni un appel à l'action. Ce n'est pas une déclaration de fait neutre - une déclaration plus neutre serait "Je n'ai pas vu de courrier électronique à ce sujet". Bien que ceux-ci puissent sembler identiques dans leur signification, ils sont très différents dans leurs connotations. «Voir un e-mail» permet la possibilité que vous en manquiez un qui, en fait, a été envoyé. "Je n'ai pas reçu de réponse" consiste à appeler quelqu'un à une tâche comme si vous étiez le patron de cette personne et que vous discutiez des attentes en matière de performances.
... à mon e-mail ci-dessous.
Bien que cela puisse sembler indiquer de manière neutre l'emplacement du contenu de l'e-mail, en utilisant "mon e-mail", cela le rend plus exigeant grâce à la mise au point personnelle, du type "VOUS n'avez pas répondu à Mon email." Il s'agit d'une communication très différente de "Je fais le suivi de l'e-mail ci-dessous". Il est également plus courant de dire «ci-dessous» pour désigner l'emplacement du contenu dans un e-mail. "En dessous" est bien, mais pour moi, il risque potentiellement de ressembler à un discours plus formel, et un discours formel est considéré comme moins chaleureux.
J'apprécierai de vous entendre.
"I will" n'est pas idiomatique en anglais. «Je voudrais» est la bonne façon de le dire. En déclarant «je le ferai», cela apparaît comme une déclaration de fait sur l'avenir, qu'en effet le destinataire vous enverra un e-mail (et ainsi vous entendrez parler d'eux), et vous avez l'intention qu'ils sachent que vous avez besoin de ce résultat. En disant "Je le ferais", vous lui communiquez l'adoucissement supplémentaire, " Si vous êtes en mesure de répondre à ma demande, cela me fera ressentir de l'appréciation." C'est conditionnel. Ceci est très différent du sous-texte communiqué, " Lorsque vous répondrez à ma demande, je me sentirai satisfait."
S'il vous plaît laissez-moi savoir si vous avez besoin de plus de temps.
Même avec le "s'il vous plaît", cela ressemble à appeler le destinataire à une tâche au lieu de simplement demander ce dont vous avez besoin. Un gestionnaire parlant à son employé pourrait raisonnablement définir les paramètres exacts d'un comportement acceptable. Dans ce cas, vous n'avez probablement pas ce genre de relation avec la contrepartie. Entendre parler d'un calendrier pour une réponse appropriée est-il vraiment beaucoup plus utile pour vous que simplement obtenir la bonne réponse elle-même? Quelqu'un qui est professionnel vous le communiquera de son propre chef, et j'hésiterais à attendre de quelqu'un qu'il y réponde de manière positive à moins qu'il n'y ait un accord implicite et que vous ayez le pouvoir d'exiger la conformité.
Suggestion
Voici ce que je suggérerais à la place. Il est difficile d'être précis parce que je ne vois pas beaucoup de détails sur la relation entre vous et la contrepartie ou sur la tâche que vous leur demandez d'accomplir. Mais voici quelques exemples:
Lorsque vous travaillez sur le projet X et que votre propre succès découle de leur livrable tardif Z
Cher contrepartie,
Mon responsable me demande une date d'achèvement estimée pour mon projet X. Le projet attend maintenant les informations Z de votre part. Y a-t-il quelque chose qui vous empêche de partager un calendrier estimé pour l'achèvement de Z afin que je puisse dire à mon patron à quoi s'attendre?
Cela supprime tout blâme, tout "appel à la tâche" ou toute critique forte, et ramène simplement à la maison les détails crus de l'entreprise: vous avez besoin de Z pour pouvoir compléter X. En utilisant une autorité tierce (votre patron), vous demandez pour obtenir de l'aide pour un problème personnel. Cela suscite de la sympathie et rend la demande plus facile à ne pas prendre personnellement. En demandant si quelque chose empêche le destinataire de partager une chronologie, vous l'invitez à dire «non», ce que les gens aiment faire. Vous lui demandez aussi implicitement de s'expliquer s'il y a une raison pour laquelle il ne peut pas terminer la tâche ou ne peut pas vous donner une estimation, mais en le faisant de manière très polie et non conflictuelle.
Lorsque vous avez le droit d'attendre que l'autre personne exécute la tâche, par exemple pour terminer le travail que vous avez commandé
Cher Contrepartie,
Il suffit de vérifier l'état de la demande ci-dessous. Peut-être ai-je manqué une réponse ou quelque chose s'est passé de votre côté.
Si vous pouviez partager où sont les choses, je l'apprécierais!
Cordialement,
Pamela
Pourquoi être doux
Cela peut sembler très non formel, mais c'est assez intentionnel. Une chose dont un e-mail comme celui-ci vous sauvera est votre propre erreur humaine ou votre manque d'informations. Voici un tas de possibilités où un e-mail logiciel comme celui-ci vous donne une belle apparence, au lieu de ressembler à un imbécile:
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Le destinataire a répondu mais votre système de messagerie est cassé. Ou l'adresse de réponse était erronée. Ou vous avez accidentellement supprimé l'e-mail. Ou l'e-mail est en attente dans votre boîte de réception mais votre client de messagerie ne communique pas silencieusement avec le serveur et doit être redémarré.
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Le destinataire ne travaille pas pour l'entreprise plus.
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Le destinataire croit à juste titre que ce que vous demandez ne relève pas de sa responsabilité et que ce sont les registres de votre entreprise qui sont d'une manière ou d'une autre inexacts.
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Le destinataire a répondu à quelqu'un d'autre dans votre entreprise et le problème est déjà réglé.
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Le destinataire a eu un décès dans la famille et vient de retourné au travail.
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Le serveur de messagerie du destinataire est tombé en panne et a perdu des jours d'e-mail sans aucun moyen de le récupérer ou même de savoir que vous avez envoyé l'e-mail la première fois.
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Votre patron a fait une exception spéciale pour ce destinataire, sans vous le dire.
... et ainsi de suite.
À mon avis, il est toujours plus sage d'aborder ces choses du point de vue de "hmmm, pourriez-vous m'aider à mieux comprendre cette situation" que d'appeler les gens à la tâche - même si l'on est le patron et a ostensiblement le pouvoir de le faire.
Encore une idée
Cher contrepartie,
Il semble que l'e-mail ci-dessous daté d'il y a quelques semaines puisse ont manqué. Pourriez-vous jeter un coup d'œil?
Cordialement,
Pamela
À mon avis, si le problème est vraiment celui où la contrepartie vous doit et échoue, c'est l'un des moyens les plus professionnels et les plus efficaces d'y remédier.