No creo que haya una única "mejor" solución para esto. Lo que funciona para un equipo puede que no funcione para el suyo.
La videoconferencia es una gran ventaja. Realmente ayuda a la formación de equipos si puede ver a los otros miembros del equipo. No tiene que hacer esto todos los días, pero tener una videollamada de equipo como una de sus reuniones semanales al menos una vez al mes será de ayuda.
Tener una llamada telefónica grupal como su reunión semanal probablemente sea una necesidad . Actualmente estoy trabajando en un proyecto donde nuestro equipo de socios está en los EE. UU. Nuestra reunión semanal tiene lugar en la tarde, hora del Reino Unido, y a primera hora de la mañana, en Estados Unidos. Debe encontrar un momento que sea conveniente para todos, o al menos no demasiado inconveniente para todos los participantes.
Con respecto al idioma, elija uno que todos conozcan y utilícelo. Incluso puede resultar que no sea el primer idioma de nadie en la reunión. Una vez estuve en una reunión internacional en la que el idioma oficial era el inglés, pero un español y un alemán llevaron a cabo una discusión paralela en francés porque ese era el idioma en el que podían entenderse mejor.
En cuanto a las sensibilidades culturales - la educación es necesaria al igual que un entorno en el que todos saben que está bien tanto para plantear un problema como (siempre que no sea malicioso) cometer errores sin temor a una reacción violenta. Si alguien dice algo fuera de turno, dígalo de inmediato y continúe.
Si anima a los miembros del equipo a hablar por Skype (u otro sistema de mensajería instantánea) fuera de las reuniones, las personas se conocerán entre sí. y esto debería ser un problema menor.