Paras tapa siirtää tietoa on, että tietoa tarvitsevat ihmiset työskentelevät niiden kanssa, joilla on tietoa.
Vaikka asiantuntevilla ihmisillä ei ehkä ole aikaa työskennellä itse dokumentoidakseen tietonsa, he saattavat jo viettää osan ajastaan selittämällä muille mitä ja miten.
Vaikka asiantuntevilla ihmisillä olisi aikaa kirjoittaa tietonsa, se ei välttämättä ole niin, että heidän tuottamastaan dokumentaatiosta olisi hyötyä vähemmän tunteville ihmisille. On yllättävän helppoa unohtaa tärkeitä " ilmeisiä " tietoja yrittäessäsi levittää tietoa.
Tekemällä tiedonsiirtoa selkeämmäksi ja yhteistyökykyisemmäksi ja saamalla sen käyttäjät dokumentaatio kirjoittaa se niin, että he ymmärtävät sen, voit sekä helpottaa taitavien ihmisten taakkaa että saada enemmän tietoa.
Jos osaavat ihmiset ovat todella aikaa painettuna, voit pyytää ihmisiä, jotka tarvitsevat tätä tietoa kirjoittamaan, mitä he ymmärtävät nyt , ja pyydä sitten asiantuntevia ihmisiä lukemaan ja korjaamaan väärinkäsitykset. Tämä voi nopeuttaa asioita huomattavasti ja auttaa myös tunnistamaan alueet, joilla tiedosta puuttuu.
Esimerkkinä työskentelen tieteellisten ohjelmistojen parissa. Kumpikaan minä eikä laitostutkijat, joiden kanssa työskentelen, eivät pystyneet yksin dokumentoimaan suurta osaa kirjoittamistani ohjelmistoista. Voisin selittää mitä ohjelmistoni tekee ja jopa miksi se tekee sen tällä tavalla, mutta laitoksen tutkijoiden on kirjoitettava dokumentaatio miksi ja miten vierailevien tutkijoiden tulisi käyttää sitä.